Passt zu dem, was das Lohnbüro schon nutzt
Mitarbeiter kommen als Datei aus der Lohnabrechnung herein, die Stunden gehen je Monat als Datei für DATEV oder Agenda hinaus. Dazwischen rechnet Stempolino Soll, Nacht, Zuschläge und Mindestlohn nach den hinterlegten Regeln.
Das Stundenblatt der Verwaltung, aus dem Demo-Betrieb.
Export für DATEV und Agenda
Bewegungsdaten je Monat mit Lohnart, Personalnummer, Stunden je Art, Urlaub, Krankheit und Zuschlägen.
Import aus der Lohnabrechnung
Mitarbeiter aus DATEV, Agenda, Excel, CSV oder einer Abrechnung als PDF, mit Vorschau und Rücknahme.
Abschluss, der hält
Ein abgeschlossener Monat ist zu. Was du abgibst, bleibt der Stand, den das Lohnbüro bekommen hat.
Export
Je Monat eine Datei, die das Lohnprogramm liest
Am Ende des Stundenblatts steht die Karte „Fürs Lohnprogramm“. Ein Tipp, und die Datei für Agenda oder DATEV liegt im Download: je Person und Lohnart eine Zeile mit Stunden, Tagen oder Betrag und dem Abrechnungsmonat. Agenda liest sie über den Import der Bewegungsdaten; bei DATEV ordnet der Steuerberater die Spalten im Import-Assistenten selbst zu, deshalb bleibt die Lohnart dort leer.
Die Lohnart-Nummern deines Betriebs stellst du in den Einstellungen ein; die Vorgaben passen zu den üblichen Kontenrahmen. Vor dem Export zählt die App nach, wer keine Personalnummer hat, denn die Datei kennt nur die Nummer, keinen Namen.
- Übersicht je Mitarbeiter als CSV, öffnet sich direkt in Excel
- Alle Tage als CSV, eine Zeile je Tag und Person
- Zahlen mit Komma, Zeiten als Dezimalstunden, Formeln entschärft
- Jeder Export mit Prüfsumme im Protokoll
Zuschläge
Nacht, Sonntag, Feiertag nach § 3b EStG
Die steuerfreien Zuschläge kommen taggenau aus den Stempelzeiten. Nachtstunden liegen zwischen zwanzig und sechs Uhr, eine Pause ohne Uhrzeit wird anteilig über die Schicht verteilt, damit eine Nachtschicht nicht mehr Nacht- als Arbeitsstunden hat. Die Sätze legst du je Betrieb fest, je Person gibt es einen Schalter. Sätze über dem gesetzlichen Höchstsatz sind erlaubt; nur der Teil bis dahin ist steuerfrei, und der Export führt den ganzen Betrag in der Zuschlagszeile.
Feiertage folgen dem Bundesland des Betriebs, mit den Besonderheiten: Brandenburg hat Oster- und Pfingstsonntag, der Frauentag gilt in Berlin und Mecklenburg-Vorpommern, der Weltkindertag in Thüringen.
Import
Mitarbeiter aus der Lohnabrechnung übernehmen
Der Assistent unter Mitarbeiter liest die Datei auf dem Server und legt sie nirgends ab. Er erkennt Spalten wie Personalnummer, Name, Eintritt, Wochenstunden, Stundenlohn oder Gehalt, Urlaub, IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer; was er nicht zuordnen kann, zeigst du ihm. Die Vorschau sagt je Zeile, ob die Person neu ist oder schon da, und nennt Befunde wie eine IBAN mit falscher Prüfsumme. Solche Werte lässt der Import weg und zählt sie, statt sie ins Lohnbüro durchzureichen.
Angelegte Mitarbeiter bekommen keine PIN; die vergibt die Verwaltung danach bewusst. Vierundzwanzig Stunden lang lässt sich der Import zurücknehmen; wer inzwischen gestempelt hat, bleibt stehen.
Mindestlohn und Minijob
Was fehlt, steht bei der Person
Die App kennt die Stufen des gesetzlichen Mindestlohns und prüft je Person den Stundenlohn oder das aus Gehalt und Wochenstunden gerechnete Entgelt. Liegt es darunter, steht bei der Person und in der Liste, wie viel je Stunde fehlt. Bei Minijob rechnet sie aus Stundenlohn und Wochenstunden das Monatsentgelt gegen die Geringfügigkeitsgrenze. Auszubildende sind nach § 22 MiLoG ausgenommen.
Häufige Fragen
- Welche Dateien bekommt das Lohnbüro?
- Je Monat eine Bewegungsdatei für Agenda (mit den Lohnart-Nummern aus den Einstellungen) oder für DATEV (der Steuerberater ordnet die Spalten im Import selbst zu). Dazu eine Übersicht je Mitarbeiter und eine Datei mit allen Tagen, beide als CSV mit deutschem Zahlenformat.
- Was steht in der Bewegungsdatei?
- Stunden je Art, Urlaubs- und Kranktage und die steuerfreien Zuschläge, jeweils mit Lohnart und Personalnummer. Fehlt einer Person die Personalnummer, sagt die App das vor dem Export.
- Wie werden die Zuschläge nach § 3b EStG gerechnet?
- Taggenau aus den Stempelzeiten: Nacht zwischen zwanzig und sechs Uhr, Sonntag, Feiertag nach Bundesland, mit den Sätzen deines Betriebs. Für die Steuerfreiheit wird der Grundlohn auf fünfzig Euro je Stunde gedeckelt; gezahlt wird der Zuschlag trotzdem voll, und das steht im Export so drin.
- Kann ich Mitarbeiter aus DATEV oder Agenda übernehmen?
- Ja. Der Import liest den DLS-Export (Digitale LohnSchnittstelle) jedes Lohnprogramms als Zip, dazu Dateien aus DATEV und Agenda, Excel und CSV, auch Lohnabrechnungen als PDF. Er erkennt die Spalten, zeigt eine Vorschau mit Befunden (etwa eine IBAN mit falscher Prüfsumme, die dann nicht übernommen wird), und vierundzwanzig Stunden lang lässt er sich zurücknehmen.
- Rechnet Stempolino den Lohn?
- Nein, mit Absicht. Stempolino bereitet den Lohn vor und übergibt ihn. Die Werte folgen den hinterlegten Regeln; die Endabnahme liegt beim Arbeitgeber und beim Steuerberater.
- Was ist mit dem Mindestlohn?
- Die App prüft je Person den Stundenlohn oder das aus Gehalt und Wochenstunden gerechnete Entgelt gegen den Satz, der am jeweiligen Tag gilt, und zeigt, was fehlt. Bei Minijob dazu die Geringfügigkeitsgrenze. Auszubildende sind nach § 22 MiLoG ausgenommen.
- Wie lange bleiben die Daten?
- Das Stundenblatt eines abgeschlossenen Monats bleibt, wie es abgegeben wurde. Jeder Export steht mit Prüfsumme im Protokoll. Beim Löschen einer Person bleiben die Arbeitszeiten für die Aufbewahrung, Kontakt und Bankdaten gehen sofort.
- Kann der Steuerberater selbst in die App?
- Ja, als Zugang mit Rolle Verwaltung, den der Inhaber in den Einstellungen anlegt. Er sieht dasselbe wie die Verwaltung; Zugänge anlegen und den Betrieb löschen kann nur der Inhaber.
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