Alles, was ein kleiner Betrieb für die Arbeitszeit braucht

Jeder Betrieb hat eine Adresse für sein Team. Dort tippt die Person auf ihren Namen, gibt ihre PIN ein und sieht die Uhr: ein Ring, der sich gegen das Tagessoll füllt, und drei Tasten. Einstempeln, Pause, Ausstempeln. Die Sitzung hält vierzehn Stunden, das Tablet an der Wand gehört allen.

Eine Schicht über Mitternacht gehört zu dem Tag, an dem sie begann. Nachtstunden zwischen zwanzig und sechs Uhr werden einzeln gezählt, die Nacht der Zeitumstellung hat im März sieben und im Oktober neun Stunden. Zwei Personen mit demselben Namen tragen auf der Auswahl Abteilung oder Nummer, damit niemand die falsche Uhr sperrt.

• Gleichzeitiges Einstempeln aus zwei Fenstern ergibt einen Block
• Läuft die Sitzung ab, führt der Weg zurück zum eigenen Betrieb
• Fünf Fehlversuche sperren fünfzehn Minuten, eine neue PIN hebt die Sperre auf
• Stempeln in einem abgeschlossenen Monat wird abgewiesen

Der Planer zeigt die Woche als Raster: Personen in den Zeilen, Tage in den Spalten, unten die Besetzung je Tag gegen den Bedarf. Schichten kommen aus Vorlagen (Frühschicht, Spätschicht, Küche, was du brauchst) oder mit eigenen Zeiten. Eine Serie wiederholt sich jede Woche an den angekreuzten Tagen, bis du sie beendest; einzelne Tage lassen sich trotzdem entfernen.

Freigeben schickt jeder betroffenen Person eine Mitteilung in der App, und unter „Mein Plan“ steht, wann sie kommen soll. Vorher zeigt der Planer, was nicht passt: zwei Schichten am selben Tag, weniger als elf Stunden Ruhe (§ 5 ArbZG), eine Woche über achtundvierzig Stunden (§ 3 ArbZG). Verboten wird nichts, denn ob etwas geändert werden muss, entscheidet der Betrieb.

Das Stundenblatt der Verwaltung zeigt je Person Soll bis heute, Ist, Nachtstunden, Urlaub, Krankheit, Saldo und Hinweise. Das Soll kommt aus Wochenstunden und Arbeitstagen, Feiertage des Bundeslands werden abgezogen, Urlaub und Krankheit bis zum Tagessoll gutgeschrieben. Im laufenden Monat zählt nur, was bis heute fällig war, damit am Zehnten kein Rückstand von hundert Stunden dasteht.

Ein Tag lässt sich in der Tageskorrektur ändern, Block für Block, mit Grund und Protokoll. Überschneidende Blöcke werden abgewiesen. Der Mitarbeiter bestätigt seinen Monat am Handy mit dem Finger oder legt Widerspruch ein. Dann schließt du den Monat ab, und er ist zu, bis du ihn wieder öffnest.

• Hinweise nach § 3, § 4 und § 5 ArbZG je Tag
• Freigegebene Schichten ohne Zeiten nach sieben Tagen (§ 17 MiLoG)
• Export: Übersicht je Mitarbeiter, alle Tage, DATEV, Agenda
• Zahlen deutsch, Formeln in CSV entschärft

Urlaub beantragt die Person am Handy, die Verwaltung genehmigt oder lehnt ab, mit einem Satz, den die Person in ihrer Mitteilung liest. Das Urlaubskonto kennt den Anspruch, den Übertrag aus dem Vorjahr, die Zwölftelung bei Ein- und Austritt (§ 5 BUrlG) und erinnert vor dem 31. März an Tage, die verfallen (§ 7 BUrlG). Urlaub über den Jahreswechsel gehört zu zwei Konten.

Krank meldet sich die Person selbst, mit Foto oder PDF der Bescheinigung. Die App sagt, ab wann die Bescheinigung fällig ist (§ 5 EFZG), zeigt „Über sechs Wochen“ und das Ende der Entgeltfortzahlung. Genehmigtes lässt sich stornieren, auch nachträglich, solange der Monat nicht abgeschlossen ist.

Vollzeit, Teilzeit, befristet oder nicht, Minijob, Midijob, kurzfristig, Werkstudent, Praktikum, Abruf: jeder Vertrag enthält die Pflichtangaben nach § 2 NachwG, vorbelegt aus den Stammdaten der Person, mit Hinweis auf die Klagefrist. Fehlt etwas, sagt die Seite, was, und die Unterschrift bleibt gesperrt, bis es da ist. Der Betrieb unterschreibt im Browser, die Person am Handy, danach wird der Vertrag nicht mehr geändert.

Kündigungen rechnen die Frist nach § 622 BGB, die Probezeit taggenau und den nächsten Werktag für die Klagefrist. Bei fristloser Kündigung steht der Hinweis auf die zwei Wochen ab Kenntnis dabei. Dokumente (Zeugnisse, Bescheinigungen, Betriebsanweisungen) liegen je Person oder für den ganzen Betrieb, als Foto oder PDF, mit Schalter, ob die Person sie selbst sieht.

Ein Formular für Anlegen und Ändern: Kontakt, Abteilung, Standort, Vergütung, Wochenstunden, Urlaub, Eintritt, Austritt. Geheimnisse wie IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum werden verschlüsselt gespeichert und nie zurück ins Formular geschrieben; das Formular zeigt nur, dass etwas hinterlegt ist. Die Prüfsummen von IBAN und Steuer-ID werden nachgerechnet, ein Zahlendreher im Lohn fällt auf.

Der Mindestlohn wird je Person gegen den Satz des jeweiligen Tages gehalten, bei Minijob dazu die Geringfügigkeitsgrenze. Die PIN wird genau einmal angezeigt und danach nur als Hash gespeichert. Mitarbeiter lassen sich aus DATEV, Agenda, Excel oder CSV übernehmen, mit Vorschau und Rücknahme.

Alle Daten liegen auf einem Server in Deutschland. Jede Person kann ihre Auskunft nach Art. 15 DSGVO selbst abrufen, als Datei mit allem, was zu ihr gespeichert ist. Das Löschen einer Person entfernt Kontakt, Bankdaten, PIN, Bescheinigungen und Dokumente sofort und behält nur, was für die Lohnunterlagen aufbewahrt werden muss. Ein Betrieb kann sich mit dreißig Tagen Widerruf ganz löschen, und die Exporte bleiben bis dahin erreichbar.